เรื่อง : หลักสูตร ระบบจัดเก็บเอกสารกับการพัฒนาประสิทธิภาพขององค์กร

สถานที่ : โรงแรมแกรนด์ สุขุมวิท 6

วันที่อบรม	จำนวนวัน	ราคา

หลักการและเหตุผล

“จัดเอกสารดี เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน”

            ในปัจจุบันเอกสารในทางธุรกิจได้เพิ่มขึ้นอย่างมาก เนื่องจากการขยายตัวของธุรกิจ ในขณะเดียวกัน บริษัทต่าง ๆ ตั้งอยู่ท่ามกลางความคับแคบลงของพื้นที่สำนึกงาน ดังนั้น การจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง นอกจากจะช่วยประหยัดในเรื่องเวลาแล้ว ยังช่วยลดพื้นที่สำนักงานที่มีราคาแพงลงได้ หรือนำพื้นที่ไปใช้ในการสร้างรายได้อื่น ๆ นอกจากนี้สำนักงานยุคไร้กระดาษเป็นสิ่งที่หลายธุรกิจมุ่งหวังไปสู่ให้ได้ แต่จะก้าวไปอย่างไร หรือ จะต้องทำอย่างไร หลักสูตรนี้มีคำตอบ

            หลักสูตรนี้จึงได้พัฒนาขึ้นมาเพื่อให้พนักงานธุรการ เลขานุการ พนักงานบริการ และพนักงานขายที่มีเอกสารจำนวนมาก ได้เรียนรู้ทั้งเทคนิควิธีในการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ ทั้งการจัดเก็บเอกสารกระดาษ และเอกสารอิเลคโทรนิคส์ รวมทั้งเคล็ดลับอื่น ๆ ที่จะทำให้ผู้อบรมได้เข้าใจและสามารถประยุกต์ใช้ได้ด้วยตนเองเมื่อปฏิบัติงานจริง

วัตถุประสงค์

1. เพื่อให้ผู้เข้าอบรมได้เรียนรู้การวางแนวทางการสร้างพื้นฐานการจัดเก็บเอกสาร
2. เพื่อให้ผู้เข้าอบรมได้เรียนรู้ประโยชน์ที่ได้รับในการบริหารระบบการจัดเก็บเอกสาร
3. เพื่อให้ผู้เข้าอบรมได้เรียนรู้การสร้างระบบควบคุมในการบริหารงานเอกสาร
4. เพื่อให้ผู้เข้าอบรมได้เรียนรู้วิธีการปฏิบัติต่อเอกสาร แฟ้มเอกสาร และตู้เอกสาร
5. เพื่อให้ผู้เข้าอบรมได้เรียนรู้ระบบและขั้นตอนการบริหารเอกสารทางอิเลคโทรนิคส์
6. เพื่อให้ผู้เข้าอบรมได้เรียนรู้ความเหมือนและความต่างของระบบจัดเก็บเอกสารกระดาษและเอกสารอิเลคโทรนิคส์

ผู้เข้ารับการอบรม

ผู้บริหารงานสำนักงาน  หัวหน้างานสำนักงาน  เจ้าหน้าที่ธุรการ  เจ้าหน้าที่ปฏิบัติงานประจำนักงาน หรือ บุคคลทั่วไปที่สนใจ

ระยะเวลาอบรม

1 วัน รวมเวลา  6  ชั่วโมง  (เริ่มเวลา 9.00 น. – 16.00 น.)

รูปแบบการฝึกอบรม

เน้นให้ผู้เข้าอบรมมีส่วนร่วมมากที่สุด ทั้งการถามคำถามที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน การตอบคำถามในขณะบรรยาย และการร่วมกิจกรรมที่สามารถนำไปใช้จริงได้ ทั้งนี้ วิทยากรจะให้คำแนะนำเพิ่มเติมเพื่อให้ให้ผู้เข้าอบรมสามารถเข้าใจระบบการจัดเก็บเอกสารและการให้คำปรึกษาตามหลักการที่ควรจะเป็น ในภาพรวมแล้ว การอบรมจะเน้นเนื้อหาสาระโดยอาศัยแง่คิดและความสนุกสนานจากตัวอย่างที่นำมาประกอบ

รูปแบบการบรรยาย

1. เนื้อหาใน PowerPoint
2. เอกสารประกอบการบรรยาย  (ซึ่งจะเหมือนกับเนื้อหาใน ใน PowerPoint)
3. ตัวอย่างประกอบการบรรยาย
4. กรณีศึกษา

หัวข้อการบรรยาย 1 วัน

08:30 – 09:00  ลงทะเบียน

09:00 – 10:30  การวางแนวทางและการสร้างพื้นฐานการจัดเก็บเอกสาร  

•  ความสำคัญในการบริหารระบบการจัดเก็บเอกสาร
•  ประโยชน์ที่ได้รับในการบริหารระบบการจัดเก็บเอกสาร
•  กิจกรรม Workshop : บทวิเคราะห์และสรุปปัญหากลุ่ม

10:30 – 10:45  พักภาคเช้า

10:45 – 12:00  ความรู้ความเข้าใจเรื่องตู้เก็บเอกสารและแฟ้มจัดเก็บเอกสาร    

•  การสร้างระบบควบคุมในการบริหารงานเอกสาร (Document System Control)
•  ขั้นตอนและระบบการจัดเก็บเอกสาร (Filing System)
•  กิจกรรม Workshop : การจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ

12:00 – 13:00  รับประทานอาหารกลางวัน

13:00 -  14:30  วิธีปฏิบัติต่อเอกสาร แฟ้มเอกสาร และตู้เอกสาร

•  การก้าวสู่ความเป็นสำนักงานยุคไร้กระดาษ
•  ระบบและขั้นตอนการบริหารเอกสารทางอิเลคโทรนิคส์(Electronic Control System)

14:30 – 14:45  พักภาคบ่าย

14:45 – 16.00  ความเหมือนและความต่างของระบบจัดเก็บเอกสารกระดาษและเอกสารอิเลคโทนิคส์

•  ข้อควรปฏิบัติเพิ่มเติมในการจัดเก็บเอกสาร
•  สรุป คำถามและคำตอบ

อัตราค่าลงทะเบียน

วิทยากร : อาจารย์ ประภาภรณ์ พนัสพรประสิทธิ์

ข้อมูลการศึกษา
วิทยาลัยพณิชยการพระนครสาขาเอกวิชาเลขานุการ

ประสบการณ์การทำงาน

• ตำแหน่งปัจจุบัน เลขานุการบริหารสำนักงานกรรมการผู้จัดการและผู้จัดการส่วนบริหารธุรการบริษัทอุตสาหกรรมทำเครื่องแก้วไทยจำกัด(มหาชน)
• รองประธานคณะอำนวยการกองทุนการศึกษาของสมาคมฯ
• บริษัทปูนซีเมนต์ไทยจำกัดตำแหน่งเลขานุการฝ่ายบุคคล
• บริษัทเอสโซ่แสตนดาร์ดประเทศไทยจำกัดตำแหน่งเลขานุการฝ่ายขาย,ฝ่ายโฆษณาและฝ่ายขุดเจาะน้ำมัน
• บริษัทเบอร์ลี่ยุคเกอร์จำกัด(มหาชน)ตำแหน่งเลขานุการบริหารฝ่ายจัดการ
• กรรมการบริหารสมาคมเลขานุการสตรีแห่งประเทศไทย3สมัย
• ประธานฝ่ายวารสาร
• ประธานฝ่ายการศึกษา
• อุปนายกฝ่ายภายในประเทศ
• สถาบันบริหารธุรกิจ
• บริษัทเคทีฝึกอบรมและพัฒนา
• บริษัทดิอินทิกรัลเลิร์นนิ่งเซ็นเตอร์จำกัด
• บริษัทไวท์เฮอริเทจจำกัด
• บริษัทศูนย์กฎหมายธุรกิจอินเตอร์เนชั่นแนลจำกัด
• เครือข่ายฝึกอบรมประเทศไทย(TTN)

หัวข้อบรรยาย

• EffectiveModernDocumentation&DataControlSystem
• สู่ความเป็นเลิศ"การเป็นเลขานุการบริหาร"
• การจัดการประชุมที่มีประสิทธิผล
• การพัฒนาบุคลิกภาพที่ประทับใจ
• การบริหารงานธุรการยุคใหม่
• การบริหารระบบงานและการจัดเก็บเอกสารยุคไร้กระดาษ
• การสื่อสารทางโทรศัพท์อย่างมีประสิทธิภาพ(ไทย-อังกฤษ)
• หลักการเขียน-เสนอรายงานและจดหมายธุรกิจ